Ledningsgrupper som väntar på ett tillstånd tänker ofta på myndigheten som flaskhalsen. Läkemedelsverket har många ärenden, tänker de, och vårt ligger bara i en lång kö.

Verkligheten ser oftast annorlunda ut. Den enskilt vanligaste orsaken till att en ansökan drar ut på tiden är inte kön. Det är att ansökan skickas in ofullständig, och att varje runda av kompletterande frågor lägger ny väntetid ovanpå den gamla.

Så ser mönstret ut

En ansökan går in. Läkemedelsverket går igenom underlaget och hittar en lucka, en rutin som saknas, ett dokument som är otydligt, ett svar som inte räcker. De skickar en fråga tillbaka.

Bolaget svarar, men svaret väcker en ny fråga. En andra runda startar. Ibland en tredje. Varje runda tar tid att formulera på bolagets sida, och tid att bedöma på myndighetens sida. Den tiden är sällan synlig i förväg. Den blir synlig i efterhand, som förklaringen till varför processen tog dubbelt så lång tid som ledningen räknat med.

Ett räkneexempel

Säg att en enda kompletteringsrunda i snitt tar tre veckor, en vecka för bolaget att svara och två veckor för myndigheten att bedöma svaret. Ett bolag som behöver två kompletteringsrundor lägger då sex veckor till den tid processen annars hade tagit.

Räkna själva utifrån er egen situation. Hur många öppna frågor skulle en extern granskare av ert underlag troligen hitta redan idag? Varje sådan fråga är en potentiell kompletteringsrunda, och varje runda har ett pris i tid som inte syns förrän den redan kostat er.

Varför luckorna uppstår

De flesta luckor handlar inte om ovilja att göra rätt. De handlar om att underlaget skrivits av någon som kan verksamheten väl, men som därför tar för givet att läsaren också gör det. Ett resonemang som är självklart internt kan vara obegripligt för någon som ser det för första gången.

Andra luckor uppstår för att ansökan skrivs i etapper, av olika personer, utan att någon läser igenom helheten innan den skickas in. Rutinerna kan var för sig vara korrekta, men motsäga varandra i detaljer som en extern läsare snubblar på.

En tredje typ av lucka handlar om att verksamheten beskrivs som den var tänkt att bli, inte som den faktiskt ser ut just nu. Om planerna ändrats sedan underlaget skrevs första gången, men texten inte uppdaterats, upptäcker Läkemedelsverket glappet även om bolaget inte gör det själv.

Vad ni kan göra innan ansökan skickas in

Låt någon som inte varit inblandad i att skriva underlaget läsa igenom det, med uppdraget att markera varje ställe där något känns otydligt eller förutsätter kunskap läsaren inte har. Den personen behöver inte kunna GDP i detalj. Det är en fördel om hen inte gör det, eftersom det gör granskningen mer lik den en handläggare faktiskt utför.

Läs igenom hela ansökan i ett svep, från början till slut, och leta efter motsägelser mellan olika delar. En rutin som beskrivs på ett sätt i inledningen och på ett annat sätt längre fram är precis den typ av detalj som utlöser en följdfråga.

Jämför till sist innehållet mot verksamheten som den faktiskt ser ut idag, inte som den var tänkt att se ut när underlaget påbörjades. Om något har förändrats under arbetets gång, uppdatera texten innan den skickas in.

En fjärde typ av lucka

Utöver otydlighet, motsägelser och inaktuell information finns en fjärde källa till kompletteringsrundor: underlag som svarar på fel nivå. Ett bolag kan beskriva en rutin i detalj men glömma att förklara hur den kopplar till en risk Läkemedelsverket bedömer som central, eller tvärtom lägga stort utrymme på ett område myndigheten redan är nöjd med medan ett kritiskt område behandlas i en enda mening.

Den typen av obalans är svår att se själv, just för att den handlar om vad som saknas snarare än vad som står fel. Det är ännu ett skäl att låta någon utanför den dagliga verksamheten läsa igenom helheten innan den skickas in, med blicken riktad mot vad som verkar tunt snarare än vad som är direkt felaktigt.

Den verkliga tidsvinsten

Tiden ni lägger på den här typen av genomgång känns ofta som en omväg. Den är motsatsen. En ansökan som går igenom utan kompletteringsrundor är snabbare i mål än en som skickas in tidigt men fylld med luckor.

Gå igenom er egen ansökan, eller det underlag ni håller på att bygga, med blicken från någon utanför projektet redan den här veckan. Det är den enda delen av handläggningstiden ni faktiskt styr över.